Secrétaire d'accueil en alternance H/F

Savoirs fondamentaux :

• Code de déontologie de la profession
• Règle du secret professionnel
• Organisation du cabinet et missions de chacun
• Connaissance des clients et de leur activité
• Connaissance des lettres de missions et des devis
• Présentation globale : agréabilité, politesse, vestimentaire, 

Compétences techniques :

• Expression orale
• Expression écrite
• Respect des procédures du cabinet
• Accueillir et identifier les intervenants extérieurs
• Filtrer les appels
• Transmettre les communications ou mettre en attente
• Prendre des messages
• Renseigner toute personne qui le souhaite sur l'entreprise
• Réception, distribution et gestion du courrier (affranchissement)
• Effectuer du classement
• Préparer, agencer, gérer les fournitures des salles de RDV
• Organiser une réunion
• Gestion des stocks des fournitures
• Commande des fournitures
• Production, reproduction et mise en page de document
• Identifier une information manquante
• Identifier une incohérence, une erreur dans un document
• Création et mise à jour des lettres de missions
• Création des numéros de dossier, ouverture sur NOVAXEL
• Vérification de la saisie des temps des collaborateurs
• Transmission, suivi et contrôle des EDI (TVA, TDFC, IS )
• Mise en page, contrôle, suivi et envoi des comptes annuels
• Interface aux différents problèmes techniques (informatique, entretien)
• Etablir, suivre et mettre à jour un planning / agenda
• Prendre des RDV
• Gestion et contrôle de la caisse
• Respect des délais imposés
• Fixer et suivre des objectifs
• Utiliser les logiciels bureautiques
• Utiliser le matériel bureautique (photocopieur, scanner, fax, )
• Utiliser la base documentaire (NOVAXEL)
• Utiliser des logiciels spécifiques / métiers
• Adopter une attitude commerciale en préservant une relation de confiance
• Formuler des préconisations d'organisation interne (classement, secrétariat, )
• Se conformer à un cadre juridique, fiscal ou administratif imposé
• Mettre en place des procédures